Shad Canada (ou « nous », « nos », « notre ») s'engage à assurer la protection des renseignements personnels de ses visiteurs (notamment les clients, les candidats, les parents ou tuteurs, les participants, les bailleurs de fonds, les donateurs, les anciens élèves, les bénévoles, etc.), des utilisateurs du site Web shad.ca (le « site Web ») et de ses sympathisants. Cet engagement est fondamental pour la façon dont Shad Canada mène ses activités dans le cadre de toutes ses relations, en ligne ou hors ligne : nous nous engageons à préserver l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et le caractère privé des renseignements personnels.
La politique de Shad Canada est simple : nous ne recueillons vos renseignements personnels que lorsque vous les fournissez sciemment et volontairement, et nous ne les partagerons pas et ne tirerons aucun profit de leur diffusion au-delà de l'utilisation pour laquelle ils ont été fournis.
Votre vie privée est de la plus haute importance pour nous. Nous nous efforçons de veiller à ce que nos pratiques soient conformes aux lois canadiennes applicables sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Ces lois reposent sur dix principes interreliés d'équité dans le traitement des renseignements, présentés ci-dessous.
En interagissant avec nous, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, tel que prévu dans la présente politique de confidentialité.
Vous trouverez ci-dessous un bref résumé des principaux éléments de la politique de confidentialité, suivi de la version complète. Le lecteur (ou « vous ») peut utiliser l'index pour accéder à des sections spécifiques de la politique de confidentialité. Toutefois, nous vous invitons à lire attentivement l'intégralité de la politique de confidentialité afin de bien comprendre comment nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels.
Résumé de la politique de confidentialité
Nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants lorsque vous :
Faire un don : nom, coordonnées, informations de paiement.
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour les besoins de notre programme, notamment pour :
Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les parties suivantes :
Nous pouvons conserver l'ensemble des communications indéfiniment afin d'améliorer nos services en fonction des commentaires des clients.
Vous pourriez avoir les choix suivants, selon les produits et services auxquels vous accédez et
votre utilisation de notre site Web :
Vos choix peuvent inclure :
En cas de violation des mesures de sécurité, nous déterminerons si la faille présente un risque réel de
préjudice physique, financier ou réputationnel important pour vous, et nous vous en informerons ainsi que les autorités
réglementaires compétentes, le cas échéant. Nous pourrons également prévenir d'autres organisations ou institutions gouvernementales susceptibles de réduire
le risque ou d'atténuer les conséquences de cette violation.
Comment nous contacter : Pour plus d'informations sur cette politique de confidentialité et nos pratiques, ou pour obtenir l'accès
à vos informations personnelles, les rectifier ou les modifier, veuillez contacter privacy@shad.ca
1. Qu'est-ce que les renseignements personnels ?
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous et comment les recueillons-nous ?
3. Témoins et technologies de suivi
4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels ?
5. Les dix principes de protection des renseignements personnels
Principe 1 – Responsabilité
Principe 2 – Détermination des fins
Principe 3 – Consentement
Principe 4 – Limitation de la collecte
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation
Principe 6 – Exactitude
Principe 7 – Mesures de sécurité
Principe 8 – Transparence
Principe 9 – Accès des clients et rectification
Principe 10 – Recours en cas de plaintes et suggestions
6. Vos choix
7. Liens vers d'autres sites Web
8. Nous joindre
9. Mises à jour
1. Qu'est-ce que les renseignements personnels ?
On entend par renseignements personnels les informations concernant une personne identifiable, dont l'identité peut être déterminée seule ou en association avec d'autres informations. Les renseignements personnels comprennent les renseignements sur la santé de la personne.
Cela ne comprend pas les informations dépersonnalisées ou regroupées pour lesquelles il n'y a aucune possibilité sérieuse qu'une personne puisse être identifiée grâce à ces informations.
Les lois sur la protection de la vie privée ne s'généralement pas aux coordonnées professionnelles utilisées à des fins commerciales.
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous et comment les recueillons-nous ?
Nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants dans le cadre du processus d'inscription au programme de Shad Canada, d'une manifestation d'intérêt pour devenir membre de l'équipe sur un campus, ou lorsque vous communiquez avec nous ou interagissez avec nous d'une autre manière.
Nous pouvons recueillir les renseignements suivants lorsque vous accédez à notre site Web : adresse IP, informations d'utilisation
Nous pouvons recueillir les renseignements suivants lorsque vous vous inscrivez, puis présentez une demande aux programmes de Shad Canada :
Pour les utilisateurs qui s'inscrivent sur notre site Web (le cas échéant), nous stockons également les informations personnelles qu'ils fournissent dans leur profil d'utilisateur. Tous les utilisateurs peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (sauf qu'ils ne peuvent pas changer leur nom d'utilisateur). Les administrateurs du site Web peuvent également voir et modifier ces informations.
Nous pouvons recueillir les renseignements suivants lorsque vous acceptez ou vous inscrivez aux programmes de Shad Canada :
Analyse psychométrique réalisée par un tiers avec l'autorisation des parents Nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants lorsque vous communiquez autrement avec nous :
Nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants lorsque vous faites un don :
Des renseignements personnels peuvent être recueillis en ligne, par téléphone, par courrier ou par télécopieur.
3. Témoins et technologies de suivi
Lorsque vous visitez notre site Web, nous utilisons des témoins pour recueillir des informations sur l'utilisation. Ces petits fichiers texte sont placés sur votre disque dur et nous aident à vous offrir une expérience de site Web plus personnalisée.
La plupart des navigateurs permettent de refuser les témoins (cookies). Veuillez consulter le menu d'aide de votre navigateur ou d'autres instructions pour savoir comment réduire ou désactiver les témoins. Vous pouvez également en savoir plus sur www.allaboutcookies.org. Le refus des témoins ne nous empêchera pas de faire des transactions avec vous, mais il pourrait nuire à votre expérience utilisateur sur notre site Web.
En plus de votre adresse IP, de votre fuseau horaire et des témoins (cookies), lorsque vous naviguez sur le site, nous recueillons des informations sur les pages ou les produits individuels que vous consultez, les sites Web ou les termes de recherche qui vous ont conduit sur le site, ainsi que des informations sur la façon dont vous interagissez avec celui-ci.
4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels ?
Shad Canada utilise vos renseignements personnels afin de :
Shad Canada recueille des renseignements sur la santé des participants afin de :
Shad Canada peut dépersonnaliser et/ou regrouper des renseignements personnels afin de les utiliser à des fins d'analyses démographiques ou statistiques.
5. Les dix principes de protection des renseignements personnels :
Principe 1 – Responsabilité
Shad Canada est responsable de tous les renseignements personnels sous son contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement. Seules les personnes qui ont besoin d'accéder aux informations pour l'utilisation prévue y auront accès. Shad Canada a établi des politiques et des procédures pour se conformer à son propre code de protection de la vie privée et a désigné une ou plusieurs personnes pour veiller au respect de cette conformité. Veuillez consulter la section « Nous joindre » pour plus de détails.
Shad Canada peut communiquer des renseignements personnels aux parties suivantes :
Principe 2 – Détermination des fins
Si les fins de la collecte, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels ne sont pas indiquées dans la présente politique de confidentialité, Shad Canada les déterminera avant de procéder à la collecte, à l'utilisation ou à la communication des renseignements. Les renseignements personnels ne seront pas utilisés à de nouvelles fins sans obtenir de nouveau le consentement de la personne, tel qu'indiqué ci-dessous, à moins que la loi n'exige ces nouvelles fins.
Principe 3 – Consentement
La connaissance et le consentement sont nécessaires pour la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels, sauf lorsque ces renseignements sont anonymisés pour être présentés sous forme de sommaire à des parties intéressées (genre, données démographiques géographiques, etc.).
Sauf si la loi le permet ou que la présente politique de confidentialité le prévoit, nous ne recueillons, n'utilisons ni ne divulguons de renseignements personnels sans avoir d'abord obtenu le consentement de la personne concernée. Nous demanderons le consentement de la personne concernée dans les cas où nous souhaitons utiliser ses renseignements personnels à de nouvelles fins ou à des fins différentes.
Sous réserve de restrictions légales et contractuelles, vous êtes libre de refuser ou de retirer votre consentement à tout moment, moyennant un préavis raisonnable. Toutefois, le consentement ne peut pas être retiré de manière rétroactive. Si vos renseignements personnels sont nécessaires pour fournir un produit ou un service et que vous choisissez de ne pas nous les fournir, nous vous informerons des conséquences de ce retrait. Il se peut alors que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir les produits ou services concernés.
Principe 4 – Limitation de la collecte
La collecte de renseignements personnels doit se limiter à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés par Shad Canada.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou tel que l'exige la loi. Les renseignements personnels ne sont conservés qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces objectifs.
La durée de conservation peut varier selon l'objectif pour lequel les renseignements personnels ont été recueillis et la nature de ces derniers. Si la période de conservation se prolonge au-delà de la fin de notre relation, ce ne sera que pour le temps nécessaire afin de répondre aux questions pouvant survenir ultérieurement. Lorsqu'un renseignement personnel n'est plus nécessaire, nous le détruisons, le supprimons, l'effaçons ou le rendons anonyme. Nous conservons toutefois des informations sur nos anciens élèves, notamment leur nom, leurs coordonnées, leur année de participation à Shad et toute autre information générale (notes au dossier) offerte ou obtenue lors de notre relation avec eux. Lorsque des anciens élèves demandent à être retirés des listes de contacts, nous mettons leur profil à jour en conséquence.
Nous conservons des informations sur nos donateurs, notamment leur nom, leurs coordonnées, l'historique de leurs dons, leur lien avec Shad (ancien participant, parent, ami, etc.) et toute autre information générale (notes au dossier) fournie ou obtenue lors de nos relations avec eux. Lorsque des donateurs demandent à être retirés de nos listes de contacts, nous mettons leur profil à jour en conséquence.
Principe 6 – Exactitude
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Principe 7 – Protection des renseignements personnels
Shad Canada protège les renseignements personnels à l'aide de mesures de sécurité adaptées au niveau de sensibilité des données. L'accès aux informations recueillies est strictement réservé aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur tâche. Des mots de passe pour les dossiers informatiques et des serrures sur les armoires de classement sont utilisés pour garantir la protection des informations. De plus, tous les systèmes informatiques nécessitent des connexions authentifiées, les serveurs font l'objet d'un accès restreint et les mots de passe des utilisateurs sont cryptés dans la base de données pour assurer la sécurité. Tous les mots de passe administratifs sont conservés dans des armoires fermées à clé et sous forme de documents chiffrés.
Dès son embauche, chaque employé de Shad Canada est tenu de signer une « politique et un accord de confidentialité » qui garantit le traitement confidentiel des informations professionnelles, y compris les renseignements personnels. Cet accord démontre notre engagement, tant collectivement qu'individuellement, à protéger la confidentialité des informations détenues par l'organisation, et plus particulièrement des « renseignements personnels ».
Signalement des violations
La perte, l'accès non autorisé ou la divulgation non autorisée de renseignements personnels peuvent résulter d'une faille dans les mesures de sécurité d'une organisation ou d'un manquement à l'établissement de ces mesures. En cas de « violation des mesures de sécurité » concernant vos renseignements personnels sous notre contrôle, nous en avertirons les autorités réglementaires s'il y a lieu, lorsqu'il est raisonnable de croire, dans les circonstances, que la violation présente un risque réel de préjudice physique, financier ou réputationnel pour vous. Nous pourrions en aviser d'autres organisations ou institutions gouvernementales susceptibles de réduire le risque ou d'atténuer le préjudice découlant de la violation. Les violations seront consignées et conservées conformément aux lois applicables.
Principe 8 – Transparence
Shad Canada mettra des informations précises sur ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels facilement à la disposition de tout le grand public.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels
Sur demande, Shad Canada informera toute personne de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et lui permettra d'y accéder de façon raisonnable. Chacun pourra vérifier l'exactitude et l'intégralité de ses informations et demander qu'elles soient modifiées au besoin.
Si Shad Canada est informé que des renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou périmés, nous procéderons à leur mise à jour.
Les demandes d'accès aux renseignements personnels recueillis seront traitées dans un délai de 30 jours. Les réponses aux questions ou aux réclamations seront fournies dès que cela est raisonnablement possible. Nous pourrions exiger des informations suffisantes pour valider l'identité de la personne qui fait la demande et confirmer qu'elle est autorisée à le faire, afin d'éviter toute demande d'accès frauduleuse.
Principe 10 – Traitement des plaintes et des suggestions
Shad Canada dispose d'une politique de whistleblowing (divulgation d'actes répréhensibles) pour recevoir et traiter les plaintes ou les demandes concernant les politiques et les pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
6. Vos choix
Vos choix peuvent inclure :
7. Utilisation d'Internet et liens vers d'autres sites Web
Il est actuellement impossible de garantir une confidentialité et une sécurité absolues sur Internet. L'utilisation d'Internet et les communications peuvent faire l'objet d'interceptions, de pertes et de modifications. Quel que soit le site sur lequel vous fournissez des renseignements personnels, il est possible qu'un tiers les consulte. Il n'est donc pas surprenant, par exemple, que des messages envoyés à des groupes de discussion aient entraîné l'envoi de courriels non sollicités par des expéditeurs de pourriels. Vous reconnaissez et acceptez que Shad Canada ne pourra être tenu responsable des dommages que vous pourriez subir à la suite de la transmission de renseignements confidentiels ou délicats sur Internet, et que toutes ces communications se font à vos propres risques. Shad Canada n'exerce aucun contrôle sur les sites Web tiers. Shad Canada peut fournir des liens vers des sites Web ou des ressources tiers, ou générer automatiquement des résultats de recherche vers ceux-ci, à titre d'information pour les utilisateurs.
Ces sites Web peuvent recueillir des données sur vous, utiliser des témoins (cookies), intégrer un suivi tiers supplémentaire et surveiller vos interactions avec ce contenu intégré, y compris le suivi de vos interactions si vous possédez un compte et êtes connecté à ce site Web. Dans de tels cas, vous n'êtes plus protégé par notre politique de confidentialité et nous vous encourageons à lire les déclarations de confidentialité ou autres avis de non-responsabilité de ces sites Web tiers. Shad Canada n'est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité ou de sécurité ni du contenu des sites Web, services ou produits externes.
8. Nous contacter
Nous espérons que cet avis est clair et instructif. Pour toute question ou demande d'information supplémentaire, veuillez contacter notre agente à la protection de la vie privée, Cynthia McConnell, CPA, vice-présidente, Finances et Ressources, par courriel à l'adresse privacy@shad.ca ou par téléphone au (519) 884-8844, poste 232. Si vous préférez, vous pouvez également nous écrire à l'adresse suivante :
Shad Canada
c/o Responsable de la protection de la vie privée
419-A Phillip Street
Waterloo ON N2L 3X2
Canada
Les personnes peuvent également communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée compétent.
9. Mises à jour
Shad Canada se réserve le droit de mettre à jour et de modifier cette politique lorsque cela est jugé nécessaire ou approprié. Veuillez consulter cette page régulièrement pour vous tenir informé des éventuels changements. Cette version a été mise à jour le 23 octobre 2020.
