POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

 

 

Où et pourquoi nous recueillons des renseignements personnels en ligne

À l'heure actuelle, SHAD Canada recueille des renseignements personnels auprès des utilisateurs lorsqu'ils communiquent directement avec nous ou lorsqu'ils s'inscrivent à l'un de nos programmes ou services Web en ligne (programmes permettant aux utilisateurs d'établir la connexion avec nos serveurs pour accéder à des services personnalisés ou pour se connecter et communiquer sans frais avec d'autres utilisateurs).

 

Courriel
Lorsque vous nous adressez un courriel, vous nous indiquez votre nom et votre adresse électronique, de même que tout autre renseignement fourni dans le corps de votre courriel. Ces renseignements pourraient être partagés avec des personnes extérieures à SHAD Canada uniquement lorsqu'elles doivent recevoir ces renseignements afin de pouvoir répondre à votre demande de manière efficace. Nous conservons tous les courriels pendant une période indéterminée à des fins d'amélioration fondée sur le feed-back de la part des clients.

 

Politique de confidentialité
SHAD Canada s'est donné pour mission d'assurer la protection des renseignements personnels de nos employés, consommateurs, clients et utilisateurs du site Web shad.ca et de nos mécènes. Il s'agit d'un aspect fondamental de la façon dont nous fonctionnons à SHAD Canada dans nos relations, soit sur Internet, soit ailleurs : nous avons pris l'engagement ferme de veiller à ce que les renseignements personnels demeurent exacts, confidentiels, sûrs et privés.
 

La politique de SHAD Canada est simple : nous recueillons des renseignements personnels sur vous uniquement lorsque vous nous les fournissez en toute connaissance de cause et de votre plein gré. En outre, nous ne partagerons pas de données personnelles, ni ne tirerons profit de leur diffusion, hormis l'usage pour lequel ces données nous ont été transmises.

 

Nos pratiques sont conformes au Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA - Q830-06) de l'Association canadienne de normalisation (CSA International). Ce code consiste en dix principes interdépendants, décrits ci-dessous.

 

Les dix principes clés
Principe 1 - Responsabilité
Principe 2 - Détermination des fins de la collecte
Principe 3 - Consentement
Principe 4 - Limitation de la collecte
Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation
Principe 6 - Exactitude
Principe 7 - Mesures de sécurité
Principe 8 - Transparence
Principe 9 - Accès aux renseignements personnels
Principe 10 - Traitement des plaintes de l'utilisateur et suggestions

 

Principe 1 - Responsabilité Principle 1 - Accountability
SHAD Canada assume la responsabilité de tous les renseignements personnels en sa possession, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement. Les fins de toute collecte de renseignements seront clairement énoncées, soit oralement, soit par écrit. Lorsqu'une personne fournit des renseignements, oralement ou par écrit, son consentement est jugé implicite. Seules les personnes qui ont besoin d'accéder à des renseignements pour la réalisation des fins précisées auront accès auxdits renseignements. SHAD Canada a établi des lignes directrices et une procédure qui prévoient la conformité à son propre code de confidentialité et a confié à une ou à plusieurs personnes la responsabilité de la conformité au code.

 

Principe 2 - Détermination des fins de la collecte
SHAD Canada devra déterminer, avant la collecte de renseignements personnels ou au moment de celle-ci, pourquoi elle recueille de tels renseignements. Les renseignements personnels ne seront pas utilisés à des fins autres que celles déterminées au préalable sans un nouveau consentement individuel, à moins que la nouvelle fin de l'utilisation de ces renseignements ne soit exigée par la loi.

 

Principe 3 - Consentement
Le consentement du client doit être obtenu avant ou au moment même de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à son sujet, sauf lorsque ces renseignements sont dépersonnalisés dans le but d'effectuer des analyses démographiques générales.

 

Principe 4 - Limitation de la collecte
La collecte des renseignements personnels sera limitée à ce qui est considéré comme nécessaire à la réalisation des fins précisées par SHAD Canada. 

 

Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ni communiqués à d'autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne visée n'y consente ou que la loi l'exige. Les renseignements personnels ne seront conservés qu'aussi longtemps que cela ne sera nécessaire à la réalisation des fins précisées.

 

Principe 6 - Exactitude
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

 

Principe 7 - Mesures de sécurité
SHAD Canada protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité adaptées à leur nature délicate. L'accès aux renseignements recueillis ne sera autorisé qu'aux personnes qui en ont besoin pour la réalisation des fins précisées. L'accès aux fichiers électroniques est protégé par un mot de passe et les classeurs sont fermés à clé dans le but de protéger les renseignements. De plus, tous les systèmes informatiques exigent des connexions authentifiées, les serveurs font l'objet d'un accès restreint et les mots de passe de l'utilisateur sont chiffrés à l'intérieur de la base de données pour assurer la sécurité. Tous les mots de passe administratifs sont conservés dans des classeurs fermés à clé et dans des documents chiffrés.

 

Principe 8 - Transparence
SHAD Canada fera en sorte que tout membre du grand public puisse avoir facilement accès à des renseignements précis sur ses directives et ses méthodes de gestion des renseignements personnels.

 

Principe 9 - Accès aux renseignements personnels
SHAD Canada informera toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et doit lui permettre d'y avoir accès. L'intéressé pourra vérifier l'exactitude et l'intégralité des renseignements le concernant et, au besoin, y faire apporter les corrections appropriées. 


Les demandes d'accès aux renseignements personnels recueillis seront exécutées dans un délai de trente jours. Quant aux demandes de renseignements et aux plaintes, elles seront traitées sur-le-champ.

 

Principe 10 - Traitement des plaintes de l'utilisateur et suggestions
SHAD Canada dispose d'une procédure entourant les plaintes ou les demandes de renseignements portant sur ses directives et ses méthodes de traitement des renseignements personnels.

 

Confidentialité observée par le personnel
Au moment de leur entrée en fonctions, tous les employés de SHAD Canada sont tenus de signer un accord de confidentialité et un code de déontologie (entente de non-divulgation) visant à assurer la confidentialité des renseignements commerciaux. Cet accord témoigne de notre engagement, tant sur le plan collectif qu'individuel, face à la protection de la confidentialité des renseignements détenus par l'organisation, notamment les « renseignements des clients ».

 

Limitation de responsabilité
Une confidentialité et une sécurité totales ne peuvent encore être assurées sur Internet. En effet, l'utilisation d'Internet et les communications sur Internet sont vulnérables aux interceptions, aux pertes ou aux altérations. Peu importe le site sur lequel vous fournissez des renseignements personnels, il est possible pour un tiers de visualiser ces renseignements. À titre d'exemple, il n'y a rien de surprenant au fait que l'échange de messages, dans des groupes de discussions, puisse se traduire par l'envoi de pourriels ou de courriels indésirables par des polluposteurs. Par conséquent, SHAD Canada décline toute responsabilité quant aux préjudices que vous pourriez subir par suite de la transmission sur Internet de renseignements confidentiels ou de nature délicate. Il est entendu que ces communications sont faites à vos propres risques.

 

Pour communiquer avec nous
Nous espérons que vous trouverez cet énoncé informatif et clair. Veuillez communiquer avec notre Président et Chef de la Direction, Tim Jackson, à tim@shad.ca ou en composant le (519) 884-8844, poste 227, pour tout autre renseignement ou si vous avez besoin d'éclaircissements au sujet de ce qui précède. Vous pouvez aussi nous écrire à l'adresse postale suivante :

 

SHAD Canada

100, rue Regina Sud, bureau 350
Waterloo (Ontario)   N2J 4P9

 

Il est également possible de communiquer par écrit avec la commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse qui suit :

 

La commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Courriel : info@privcom.gc.ca
Site Web officiel : http://www.privcom.gc.ca/

 

Mises à jour
SHAD Canada se réserve le droit de mettre à jour et de modifier la présente politique si elle le juge opportun ou nécessaire. Veuillez consulter notre site de façon périodique pour demeurer au fait des changements. La présente version a été mise à jour le 16 février 2011.